La metodología ágil ha probado ser tan efectiva en la industria TI, que cada vez más compañías se preguntan cómo podría implementarse y escalar en su propia empresa. En este White paper se abordan las situaciones que pueden llegar a surgir cuando se intenta adoptar esta metodología en los diferentes departamentos de la compañía. Se mencionan 5 consideraciones importantes que pueden ayudar a las organizaciones a maximizar su potencial e implementarla de manera exitosa.

Introducción

No hace mucho que el concepto “metodología ágil” no era otra cosa que algo de moda en la industria TI. Podías ver cómo se iluminaban los ojos de la gente cuando un colega decía que usaba esta metodología. Años más tarde vemos cómo se ha convertido en la metodología estándar usada en muchas industrias, incluida la del software.  La metodología ágil ha probado su valor y existe el consenso dentro de la industria de que es una forma de trabajo que funciona para los equipos de trabajo, para los clientes y la gestión de proyectos. La pregunta que se plantean los ejecutivos es: “¿Cómo llevar la metodología ágil  a nivel organizacional?”.

Hoy en día, la mayoría de las compañías en la industria TI usan la metodología ágil de alguna forma, principalmente a nivel de equipos o productos. El desafío es escalar la metodología para poder trabajar con estructuras y sistemas más complejos, con equipos más grandes, durante más tiempo y con diversidad de ambientes operacionales, utilizando múltiples disciplinas de la ingeniería.

¿A qué nos referimos cuándo hablamos de escalar la metodología ágil? Escalar esta metodología significa que procesos similares, que son sostenibles, se lleven a múltiples equipos, proyectos o productos bajo el mismo paraguas. Es importante destacar que dichos procesos deben ser capaces de sobrevivir con audiencias más grandes y ser sostenibles. Escalar la metodología ágil a nivel empresarial significa adoptarla también en equipos no técnicos, como RR.HH, Marketing, Finanzas, etc., un problema que abordaremos más adelante. Este white paper se centrará en aquello en lo que se debe tener foco al implementar y escalar la metodología ágil

Escalar los desafíos

Hay una serie de escenarios en los que una organización puede considerar escalar la metodología ágil. Algunos de los más comunes son:

1. Equipo piloto: Una organización decide hacer una prueba piloto con un equipo que funcione bajo la metodología ágil. Se selecciona el  equipo y se diseña un proceso para este, sin embargo, siguen sin entender cómo escalar la metodología al resto de la organización. Mientras tanto, el equipo piloto continúa como una isla dentro de la organización, que emplea la metodología ágil o silo de la metodología, que aún no logra impactar a toda la empresa.
2. Equipos ascendentes: Un par de equipos deciden adoptar la metodología ágil y tienen éxito. La administración reconoce su progreso e implementa el método ágil con otros equipos. Desafortunadamente, siguen sin entender cómo escalar, a pesar de tener más equipos que antes trabajando con la metodología ágil.
3. Equipos de “arriba hacia abajo” o Top-Down: La administración ve el potencial de la agilidad y otorga privilegios especiales a algunos equipos para probar la metodología. Aunque los equipos tienen éxito, no saben cómo escalarlo más allá de su grupo específico. La administración lo pasa por alto y se enfoca en dirigir al equipo que usa el nuevo método con el fin de continuar. El resultado es que no son capaces de capitalizar el mismo valor para el resto de la organización.

En todos los escenarios anteriores, el problema se evidencia en el mismo punto: la incapacidad de una organización para escalar el proceso probado a nivel empresarial, manteniéndolo el tiempo suficiente para generar beneficios.

Existen una serie de programas o frameworks para escalar, como SAFe & LeSS, que se enfocan en lograr que los equipos realicen el trabajo correcto y se mantengan totalmente integrados. Estos programas son un buen punto de partida para la discusión cuando se considera implementar la agilidad a nivel organizacional. Los programas o frameworks para escalar también ayudan a resolver tensiones entre los objetivos del equipo o del producto mismo y la organización, alineándolos con los objetivos corporativos. De cualquier manera, estos programas o estructuras están limitados en la forma en que se implementan y se necesita una evaluación exhaustiva antes de elegirlos y ponerlos en práctica. La participación en todos los niveles, desde los ejecutivos hasta los equipos, debe estar alineada y ayudar a crear procesos sostenibles para los equipos. Con tantas variables, hay algunos desafíos que pueden llegar a surgir. Algunos de los desafíos más comunes que hemos podido identificar son:

• Las metas de la compañía u organización no están alineadas con los procesos del equipo para cumplir con el trabajo del día a día.
• No se está dispuesto o no se sabe cómo cambiar el estilo de liderazgo para dar la libertad necesaria a los equipos y que así se puedan implementar la metodología ágil de manera exitosa.
• Los procesos son demasiado estrictos para adaptarse a algunos  marcos estándar.
• Los procesos son genéricos, ya que han sido definidos por alguien externo a la organización, por lo que no comprende la dinámica del equipo, la metodología ágil o los valores de la compañía.
• Los equipos no se toman el tiempo necesario de hacer revisiones, retrospectivas o analizar los procesos actuales para hacer ajustes que mejoren la funcionalidad en el futuro.
• El líder del equipo no hace una revisión efectiva de las métricas generadas por los equipos para identificar áreas de mejora potencial.
• Los procesos no están estandarizados entre los diferentes equipos.
• Los equipos no usan las herramientas adecuadas para la colaboración y la infraestructura ágil.

Las revisiones retrospectivas al final de cada iteración son vitales para superar y eliminar desconexiones entre miembros del equipo y sus líderes.

Escalar Soluciones

Evolucionar a una mentalidad ágil requiere realizar cambios e intervenir en varios niveles. Es necesario un cambio cultural en todos los niveles. Los equipos son altamente autónomos en su organización, por lo que requieren menos involucramiento y supervisión de la administración en el día a día. La función de la jerarquía organizacional cambia de una estructura top-down o “hacia abajo” a una más horizontal. Existen algunas consideraciones que pueden ayudar a una organización a hacer la transición hacia la mentalidad ágil y asimismo escalarla a nivel empresarial. Algunas de ellas se describen a continuación:

1. Alinear la visión, planificación y la ejecución

Muchas organizaciones carecen de alineación de su visión, sus portfolios, programas y equipos, lo que hace que su crecimiento se desacelere.

La gestión adecuada de los roadmaps de producción se convierte en una tarea insuperable si los equipos, procesos, herramientas y metas no están alineados. Esta integración es necesaria para que se produzca la alineación. La globalización y los equipos distribuidos han fomentado la necesidad de una mayor alineación a través de las fronteras. A los líderes les resulta más difícil comprender las necesidades del personal y alinearlas con los objetivos estratégicos. Las empresas a las que les resulta más difícil administrar presupuestos y cuentas se han convertido en expertos de Excel. Se ha demostrado que la estimación basada en horas falla y existe una gran necesidad de encontrar una forma creativa de manejar las necesidades presupuestarias y contables. 

Los equipos deben tener la libertad de elegir la herramienta ágil adecuada (Scrum, Kanban, XP, TDD, FDD, etc.) prestando especial atención a la orquestación para una mejor alineación. La gestión de dependencias interfuncionales también es un problema común, lo que amplía la necesidad de una mejor alineación.

2. Incorporar calidad, cambiar las prioridades y time to market más eficientes

Los mercados se han vuelto altamente competitivos, por lo que las empresas están bajo mucha presión para acelerar la entrega de sus productos. El secreto del éxito está en la adaptabilidad y la velocidad de respuesta, para gestionar cambios de prioridades. También se necesita una revisión y refinamiento continuo de las metas a medida que avanzan los proyectos. Las empresas se están quedando sin excusas para dejar de entregar valor, razón por la cual terminan perdiendo clientes debido a mercados altamente competitivos. Mientras las empresas se esfuerzan por entregar software sin defectos, el mayor obstáculo al que se enfrentan es la falta de equipos que trabajen juntos para ofrecer productos grandiosos. La integración y automatización de pruebas son necesarias y si no se coordinan apropiadamente, pueden aumentar los costos y obstaculizar la productividad y rendimiento. Además, el requisito de iniciativas de compliance como SOX, PCI y otros estándares de seguridad de la información pueden incrementar el riesgo comercial o dificultar la velocidad si no se alinean apropiadamente con las prácticas de la empresa.

3. Transformación de las DevOps

Con el comienzo de la innovación tecnológica, las DevOps proporcionan una plataforma que ayuda a entregar valor agregado de forma continua, lo que hace que hoy las empresas se enfrentan a la ardua tarea de capitalizar todo su potencial. Las empresas que antes realizaban entre 8 a 10 lanzamientos al mes, ahora pueden hacer múltiples lanzamientos al día. La administración está bajo mucha presión para mantenerse al día con la velocidad que exige el mercado, con el fin de seguir siendo relevantes.

A medida que se reducen los tiempos del ciclo de entrega, podemos ver que hay un incremento en la complejidad técnica. Si las empresas no son cuidadosas al integrar la agilidad con las mejores prácticas y tecnología, como la arquitectura orientada al servicio, se verá una pérdida en la velocidad. La arquitectura de microservicios se está convirtiendo en un componente fundamental de la implementación y requiere la alineación adecuada de los equipos tecnológicos de toda la organización.

Los métodos como mapeo del flujo de valor facilitan el despliegue continuo de la tecnología. Con tantas herramientas basadas en la nube y disponibles en las DevOps, la seguridad se ha convertido en un parámetro clave a considerar, abriendo campo a un nuevo término llamado DevSecOps.

4. Fomentar la innovación y aumentar la moral de los empleados

El activo más valioso de cualquier organización son sus empleados. Algunos de los obstáculos más grandes de la agilidad empresarial son la falta de confianza y transparencia entre equipos. La adecuada alineación de procesos, herramientas y empleados es una necesidad crítica que enfrentan todas las empresas. Reelaborar los plazos de entrega debido a dependencias ascendentes o descendentes desmotiva a los empleados. La falta de compromiso de parte de la administración en la implementación de prácticas ágiles, es otro gran obstáculo con el que las empresas deben lidiar.

Si no están bien alineados, los miembros del equipo pueden llegar trabajar de manera ineficiente, desgastándose. No es raro ver casos de enfermedades relacionadas con el estrés, debido a sobrecarga laboral ocasionada por entregas fallidas. Los equipos distribuidos globalmente a menudo trabajan fuera de horario para cumplir con las asignaciones y, a menudo, hay poco tiempo dedicado a la innovación.

5.Cuantificar el valor en los esfuerzos de mejora empresarial

Las empresas invierten millones de dólares en mejorar sus procesos y tecnología, lo que normalmente ocasiona dificultades para validar sus inversiones. La gestión basada en métricas proporciona estos datos. Establecer métricas de base y monitorear la transformación hacia la agilidad es clave para el éxito de este mismo. Las métricas ayudan a identificar los obstáculos y a ordenar el camino de la transformación. Establecer los Indicadores Claves de Rendimiento o KPIs y los criterios de éxito a corto plazo son fundamentales para el progreso. Las DevOps ayudan a habilitar métricas de extremo a extremo y las empresas deben aprovecharlas para madurar su agilidad empresarial. Alinear los KPI con los estándares contables de la empresa es importante para tomar decisiones apropiadas.

Conclusión

Tan pronto como las empresas se den cuenta del valor de escalar la agilidad, más rápido podrán cosechar sus beneficios. Las empresas deben tener algunos principios ágiles que puedan cumplir y luego desarrollar prácticas que se ajusten con la organización. La sostenibilidad de estos procesos y principios es necesaria para escalar con éxito. En Nisum ayudamos a las empresas a maximizar su potencial por medio de la implementación exitosa del método ágil. ¡Contáctate con nosotros para una evaluación sin costo!