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Según un informe reciente de Gartner, el 74% de las empresas planean cambiar permanentemente al trabajo remoto después de la COVID-19. Teniendo en cuenta que esta será la nueva normalidad, parece prudente explorar métodos para devolver la productividad a los niveles previos a la pandemia.

Como todos sabemos, el trabajo a distancia ha cambiado drásticamente en los últimos meses. Hoy, dadas las circunstancias actuales, la mayoría de los equipos trabajarán desde casa durante los próximos meses. Podríamos decir que los equipos no están realmente trabajando desde casa, están en casa en medio de una crisis global tratando de trabajar. Esta nueva realidad presenta una serie de desafíos.

En este artículo, analizaremos cinco soluciones para facilitar el trabajo de los equipos distribuidos.

1. Promueve el trabajo en equipo con bloques de tiempo estructurados

Uno de los principales desafíos que hemos encontrado al trabajar en un equipo distribuido fue la tendencia de los miembros del equipo a aislarse mientras trabajaban desde casa. Muchas veces, los miembros individuales del equipo luchan por encontrar el momento y la plataforma adecuada para trabajar juntos y terminan trabajando solos la mayor parte del día. Esto crea varios problemas, incluida la asimetría de información, retrasos innecesarios para resolver problemas o impedimentos, sentimientos de soledad y en última instancia, bajo rendimiento.

Una forma de superar estos desafíos es generar un espacio de trabajo virtual y reservar bloques de tiempo por la mañana y por la tarde dedicados a tipos específicos de trabajo. Estos bloques de tiempo se pueden reservar mediante invitaciones de calendario para compartir un enlace de videoconferencia que incluye objetivos claramente definidos para cada sesión. De esta manera, los miembros del equipo siempre tienen una manera estructurada de conectarse abiertamente y trabajar juntos.

2. Prueba el método Pomodoro para mantener concentrados a los miembros del equipo

Cuando trabajas desde casa, la mayoría de las personas se enfrentan a más distracciones que si estuvieran en su lugar de trabajo. Una de las maneras más importantes de superar esto es encontrar una manera de mantenerse concentrado durante el día.

La técnica Pomodoro puede ser una de las maneras más eficientes de ayudar a las personas a concentrarse en sus tareas. Consiste en que se siga un patrón de trabajo continuo durante un período de tiempo predeterminado llamado sesión Pomodoro, seguido de un período de descanso. En nuestra sala de video chat, nuestro equipo acordó una sesión Pomodoro de una hora y usó un temporizador de cuenta regresiva para contar el tiempo. Cuando el temporizador llega a cero, nos tomamos un descanso de diez minutos para disfrutar de una taza de té, permanecer desconectados un momento, charlar, etc. Este descanso también está cronometrado y cuando termina todos vuelven a su espacio de trabajo para otra Sesión Pomodoro. Según la experiencia de nuestro equipo, este método ha demostrado ser eficaz para mantenernos comprometidos y enfocados.

3. Prioriza la comunicación rápida y eficaz entre equipos con stand-ups

Muchos equipos comienzan su día con reuniones stand-up. Durante estas reuniones, las personas dan una actualización del estado en lo que están trabajando y señalan los problemas o impedimentos que pueden estar enfrentando. Esta es una forma rápida, fácil y eficaz de mejorar la coordinación, comunicación y colaboración del proyecto porque permite que el equipo elimine sus impedimentos de forma colectiva. En circunstancias normales, una reunión diaria es suficiente para mantener informados a todos. Sin embargo, a través de nuestra experiencia, al comenzar a trabajar de manera remota, notamos que tener una reunión de coordinación diaria no era suficiente. Aumentamos nuestro stand-up diario a dos veces al día y comenzamos a establecer pequeñas metas diarias. Este ajuste nos ha funcionado muy bien.

La comunicación efectiva y frecuente es esencial para aumentar la productividad y la moral del equipo, especialmente cuando están experimentando desconexión física y estrés adicional causado por estas circunstancias desafiantes. Las reuniones mantienen al equipo sincronizado y reduce la necesidad de correos electrónicos y mensajes instantáneos frecuentes. Esto es útil para contrarrestar el estrés causado por la sobrecarga de interrupciones digitales que algunos trabajadores remotos sienten ahora que no comparten espacios de trabajo físicos con los colegas.

4. Restablece las expectativas con acuerdos laborales modificados para adaptarlos a la nueva normalidad

Los Acuerdos de Trabajo ayudan a gestionar las expectativas y tener límites bien definidos. En un entorno de oficina, los acuerdos de trabajo comunes abordan la puntualidad, el código de vestimenta, la etiqueta en las reuniones, la colaboración, etc. Sin embargo, los cambios drásticos en el entorno de trabajo desencadenaron la necesidad de revisar las expectativas y la etiqueta en el trabajo.

Mientras trabajamos de forma remota, nuestro equipo acordó que era imprescindible comprobar el código de vestimenta. Una opinión compartida del nuevo código de vestimenta que se adaptara a trabajar desde casa fue útil, así evitaríamos momentos incómodos que podrían afectar la confianza entre los miembros del equipo.

Otro problema usual son las interrupciones durante los bloques de trabajo o reuniones regulares. Las distracciones mientras se trabaja desde casa son inevitables, incluso cuando hacemos todo lo posible para mitigarlas. Otro acuerdo de trabajo modificado puede ser simplemente un cambio de mentalidad que establece el tono de tolerancia y compasión para aquellos que se adaptan a horarios y espacios de trabajo dentro de su hogar.

Adicionalmente, recomendamos mantener las cámaras de vídeo encendidas mientras el equipo está trabajando en lugar de vernos en persona (y dado que probablemente no podremos hacerlo por un tiempo), es una buena idea mantener tanta conexión humana como sea posible, puede ayudar a los gerentes a identificar la angustia emocional en los demás, lo que nos lleva a nuestro último consejo.

5. Identifica desafíos para el equipo y crea una cultura de solidaridad

Por último, pero no menos importante, debes encontrar formas de medir el bienestar y estabilidad emocional. El encierro, el distanciamiento social, el aumento de la jornada laboral, la baja productividad, entre otros, son factores que pueden provocar angustia, ansiedad e incluso depresión en los individuos. Vigilar de cerca el bienestar de todos los miembros de una organización es clave. Supervisa los desafíos de trabajo remoto que enfrentan los miembros del equipo, luego regístralos y analízalos con el objetivo de ayudar a los miembros del equipo a superar estas adversidades. Además, los líderes pueden brindar una sensación de estabilidad y esperanza al mantener informados a los empleados sobre los planes de contingencia que ayudarán a todos a navegar en estos tiempos turbulentos.

Es fundamental comprender los problemas a los que se enfrentan las personas y encontrar la manera más eficaz de apoyarlas mientras continúan adaptándose a esta nueva forma de vida y trabajo. Muestra los valores organizacionales y crea una cultura de preocupación por el bienestar de sus colegas. Esto ha demostrado ser clave para mantener la moral alta en nuestro equipo.

La pandemia está redefiniendo cómo trabajan y colaboran los equipos

La pandemia ha cambiado por completo la manera en que las personas viven y trabajan y uno de los cambios más sustanciales es trabajar desde casa. El liderazgo centrado en las personas es una herramienta eficaz para mantener alta la productividad y la moral del equipo.

En respuesta a estos tiempos inciertos, las empresas están evaluando diversas soluciones de trabajo remoto para involucrar a los empleados y mantener la productividad mientras se adaptan a esta nueva manera de trabajar de manera distribuida.

Prueba estos consejos con tu equipo para ayudar a mejorar el rendimiento y las interacciones. Estas no son soluciones mágicas para resolver todos los problemas y desafíos que enfrentan los líderes y equipos durante este tiempo, pero en nuestra experiencia han demostrado ser un buen punto de partida.

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